部门工作流程

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武汉美术馆各部门工作流程
 
 
安保部
监控中心报警处理流程
发现报警→查看报警区域监控→通知巡逻保安员→巡逻保安现查看→1、现场查看结果回复监控中心2、一般事故→自行处理→回复监控中心3、重大事故→迅速上报主管领导并请示处理方案→回复监控中心→处理电脑报警信息恢复预警功能→详细填写报警处理记录
 
 
财务室
1、财务报销流程
经办人填写报销事由→部门领导审核签字→分管领导审核签字→财务部门审核原始票据的真实性、合法性→馆长审批签字→财务报销
2、政府采购流程
年初由各部门提交下一年政府采购项目→馆务会审议通过→将该项目编制到下一年度的财政预算中→财政经费拨付后,由财务人员通过武汉市政府采购网络管理系统上报给财政局教科文处→教科文分管负责人网上审批→政府采购办分管负责人网上审批,形成《政府采购下达函》→财务人员通过武汉市政府采购网络管理系统下载打印《政府采购下达函》→相关部门实施采购
3、衍生产品销售结算流程
财务人员向保管领取衍生产品,分发给销售人员→销售人员将当日的销售款项上交→销售人员填写销售日报表并签字→财务人员在销售日报表上签收→财务人员将每日销售款入账
4、收藏经费发放流程
根据收藏相关条例,由财务人员核对每位艺术家收藏费、个人所得税→根据收藏合同、核对艺术家银行账号,将收藏经费汇出→确认收藏经费到账后,代扣代缴艺术家个人所得税,获取完税凭证→由典藏部人员将完税凭证送于艺术家→由典藏部人员负责将艺术家收款凭证及完税凭证复印件交回财务室存档
5、固定资产管理流程
保管验收后在固定资产采购单据上签字→由保管负责分类登记总账、
明细账→由保管登陆行政事业类固定资产管理软件,分门别类逐条登记固定资产信息→按生成的资产条码制作固定资产卡片并粘贴于固定资产上→年终由财务人员、保管一起对所有固定资产进行抽查、盘点→对账实不符或达到使用年限的固定资产,经馆务会研究,追究相关人员责任或报损
 
 
行政办公室
1、办事流程
经办人起草合同或其他相关材料、文件→部门领导审批签字→分管领导审核签字→办公室审核→馆长签字核准
2、办文流程
工作需要或者领导授意→相关部门拟稿→部门负责人核稿→分管领导审核→办公室复核→馆长签发
3、采购物资流程
填写采购申请表→部门领导及馆长签字批准→提交办公室采购小组(2人以上)→采购人员根据要求完成采购任务→保管验收
4、会议组织工作流程
确定会议主题→安排议事日程→确定参会人员、安排会议场所→准备会议材料→主持会议、记录会议内容→整理会议纪要→馆长、馆务会审批签字→下发会议决议→执行
5、接待工作流程
接待来函、来电→联络核实来宾→拟定接待方案(日程、宴请、座谈、参观等各项细节)→办公室领导审核→馆长批准→落实及实施接待方案中各项任务→完成接待
6、开幕式流程
收到武汉美术馆展览运行单,并由领导签字确认→起草开幕式方案、仪式议程、领导讲话稿等相关文字工作→根据运行单上的要求对场地进行安排(鲜花预定、乐队邀请、冷餐会安排以及礼仪小姐的联络等)→通知客服做开幕式前期准备工作→举办开幕式
7、固定资产流程
采购物品达到固定资产要求→财务登记→对采购物品进行编号、登记及拍照→由领用人领用并在借用登记表上签字
8、车辆使用流程
用车部门或人员提前一天向办公室提出用车申请→显示在公布栏→办公室登记、统筹安排→通知司机、并与用车人员做好衔接→出车→车辆回馆后,司机及时向办公室报告,收车待命
 
 
推广部
1、推广活动工作流程
撰写活动策划方案→部门领导审核→分管领导审核→馆长审核→部门执行
2、志愿者工作流程
接收需用志愿者服务申请表→征集报名者→信息反馈至申请部门→申请部门进行择优选择→安排选定的志愿者准时参与工作→用人部门对志愿者工作进行评价
3、媒体工作流程
接收各项展览及活动策划书→拟定邀请媒体及撰写新闻通稿→部门领导审核→部门实施
4、网站管理流程
提出网站上传信息要求→督促各部门上传网站信息→检查核准已上传信息
 
 
典藏部
作品入藏流程
与艺术家或亲属签订收藏/捐赠合同或捐赠签字表→发放收藏费→与艺术家或亲属签署收藏作品作者确认书及付费凭据→接收作品→作品拍摄→作品入库→填写藏品入库单→登记带电子版藏品清单→存馆藏品作品作者资料(电子档案)→存艺术家或家属联系方式及通讯录→制作并发放收藏证书→收藏艺术家档案资料(图书档案)
藏品入库前典藏管理员要对藏品进行除尘、检验、包装、记号等必要的编目与维护处理。
 
 
拓展部
衍生品开发工作流程
展览或馆藏艺术品衍生品通知→展览或馆藏艺术品衍生品开发报告→审批回复,衍生品项目开发书→项目预算→展方或馆内授权协议的签订→艺术品图像版权的授权书签订→项目招标→项目中标设计与报价→项目设计与修改→衍生品打样→衍生品批量生产→衍生品到货与质量反馈→商品入库→结账周期→衍生品定价→衍生品开发项目资料存档衍生品开发项目资料存档→市场反馈
 
 
展览部
展览申报流程
展览申报(申请人做出展览项目定位)策划展、邀请展、合作展→登记总汇(申请人填写《申办展览审批表》,交展览部→展览部整理申请人资料,交馆务会进行审议决定→展览审议(承接/不承接)学术委员会或馆领导对申办展览评议并给予处理意见→签订合同(展览部整理合同交给馆长)→展览交接(展览作品进美术馆后交展览部)→落实执行(展览部根据展览要求协调各部门,落实《武汉美术馆展览工作任务表》/未通过审批的展览,展览部反馈给申请人,并退回材料。